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项目管理工作必备的7个工具

所有的工具,只有在对的时间,用在对的地方,才能真正指导项目经理的实际工作。




SWOT分析法 


Strengths:优势

Weaknesses:劣势

Opportunities:机会

Threats:威胁



意义:帮你清晰地把握全局,分析自己在?#35797;?#26041;面的优势与劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,对我们的成功有非常重要的意义。





 PDCA循环规则 


Plan:制定目标与计划

Do:任务展开,组织实施

Check:对过程中的关键点和最?#25112;?#26524;进行检查

Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并?#33539;?#26032;的目标,制定下一轮计划



意义?#22909;?#19968;项工作,?#38469;?#19968;个pdca循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的?#31245;荊?#25165;可能取得完善每一项工作,完善自己的人生。




 6W2H法 


What:工作的内容和达成的目标

Why:做这项工作的原因

Who:参加这项工作的具体人员,以?#26696;?#36131;人

When:在?#35009;词?#38388;、?#35009;词?#38388;段进行工作

Where:工作发生的地点

Which:哪一种方法或途径

How:用?#35009;?#26041;法进行

How much:需要多少成本



意义:做任何工作都应?#20040;?W2H来思考,这有助于我们的思路的条理化,杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H,能节约写报告及看报告的时间。




 SMART原则 


Specific 具体的

Measurable 可测量的

Attainable 可达到的

Relevant 相关的

Time based 时间的



有的又如此解释此原则

  • S代表具体(Specific),指绩效?#24049;?#35201;切中特定的工作指标,不能笼统


  • M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的


  • A代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标


  • R代表现实性(realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察


  • T代表有时限(time bound),注重完成绩效指标的特定期限

意义:人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的,也才能指导保证计划得以实现。




 时间管理-重要与紧急 


A.重要且紧急

  • 紧急状况

  • 迫切的问题

  • 限期完成的工作

  • 你不做其他人也不能做


B.重要不紧急

  • 准备工作

  • 预防措施

  • 价值观的澄清

  • 计划

  • 人际关系的建立

  • 真正的再创造

  • 增进自己的能力


C.紧急不重要

  • 造成干扰的事、电话

  • 信件、报告

  • 会议

  • 许多迫在眉捷的急事

  • 符合别人期望的事


D.不重要不紧急

  • 忙碌琐碎的事

  • 广告函件

  • 电话

  • 逃避性活动

  • 等待时间


优?#20154;?#24207;=重要性*紧迫性




意义:在进行时间?#25165;?#26102;,应权衡各?#36136;?#24773;的优?#20154;?#24207;,要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力,防患于未然,如果总是在忙于?#28982;穡?#37027;将使我们的工作永远处理?#27426;?#20043;中。




 任务分解法[WBS] 


即Work Breakdown Structure,如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动


WBS分解的原则:

将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。


WBS分解的方法:

  • 至上而下与至下而上的充分?#20302;?/span>

  • ?#27426;?#19968;个别交流

  • 小组?#33268;?/span>


WBS分解的标准:

  • 分解后的活动结构清晰

  • 逻辑上形成一个大的活动

  • 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点

  • 所有活动全部定义清楚



意义:项目经理要学会分解任务,只有将任务分解得足够细,你才能心里有数,才能有条不紊地工作,统筹?#25165;?#20320;的时间表。




 二八原则 


巴列特定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” ?#35789;?#24773;的“重要程?#21462;?#32534;排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。




意义:这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾,善于从纷?#22791;?#26434;的工作中理出头绪,把?#35797;?#29992;在最重要、最紧迫的事情上。





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